Unter Administration / Basiskonfiguration / Extrafelder / Behandler entsprechende Einträge machen. Die Feldnamen müssen mit „telefonnotiz“ beginnen:

Zur Formatierung kann in der Beschreibung Fettschrift verwandt werden, z.B. „<B>Telefonfragebogen</B>“

Ein Klick auf den Reiter öffnet die normale Terminsuche:

Im gelben Quadrat sieht man, wann der Patient das letzte Mal da war und (wenn dokumentiert), wann er sich wieder vorstellen sollte. Letzteres ist der Eintrag aus dem Doku-Feld „Wiedervorstellung“.

Beim grünen Pfeil sind die verknüpften Patienten. Diese können durch an-/abwählen der Box vor dem Namen hinzugefügt werden.

Beim orangenen Pfeil erscheint standardmäßig der primäre Behandler. Im Auswahlmenü sind hier der primäre und ggf. Nebenbehandler schwarz, alle anderen rot angezeigt. In den Stammdaten unter „Will nicht diesen Behandler“ aufgeführte, oder bei der Krankenkasse des Patienten gesperrte Behandler tauchen hier nicht auf.

Wenn eingerichtet, findet man hier auch eine Vorauswahl für weitere Standorte.

In der lila Box steht die für den Patienten geplante Behandlungszeit – je nachdem, was beim Behandler und ggf. beim Patienten (Stammdaten) hinterlegt ist. Wählt man zusätzliche Patienten aus (grüner Pfeil), ändert sich diese Zeit entsprechend.

Über [<] und [>] kann man den Kalender Wochenweise vor- oder zurückschalten.

[Aktuelle Woche] erlaubt das wochen- bzw. monatsweise vorspringen.

Fett markierte Zeiten sollten zu einer bestmöglichen Belegung des Terminkalenders führen. Im Patientenportal werden nur diese Zeiten angezeigt.

Terminauswahl

Wird ein passender Termin gefunden, so kann er durch Anklicken der Behandlungszeit (hier „20“) neben der Uhrzeit ausgewählt werden. Ein Klick auf die dann erscheinende Diskette bucht den Termin ein.

Wenn gewünscht kann man danach noch einen Terminzettel drucken, den Termin als SMS schicken oder per E-Mail.

Zeiten die keine Lücken entstehen lassen, sind fett markiert.

Alle Behandler anzeigen

Wenn in einer Multibehandlerpraxis mehr als ein Behandler angezeigt werden soll, gibt hierfür diese Parameter :

• Alle Behandler anzeigen:
  • chiro.terminbuchung.kalender.behandler=alle
• Wenn einzelne Behandler (z.B. CA) ausgeschlossen werden sollen, werden diese kommagetrennt mit ! vor der ID angehängt, z.B.
  • chiro.terminbuchung.kalender.behandler=alle,!20,!67
  • Um Termine bei den hier ausgeschlossenen zu vereinbaren, kann man sie im Dropdown auswählen
• Direkte Angabe der IDs der Behandler, die angezeigt werden sollen:
  • chiro.terminbuchung.kalender.behandler=3,4

Die Termin-DAUER wird vom AUSGEWÄHLTEN Behandler verwendet!

Suche Zeitraum

Über den entsprechenden Button kommt man in diese Auswahl.

Hier werden nur die freien Termine des Behandlers angezeigt. Es gibt die Möglichkeit, sich die Termine aller Behandler anzeigen zu lassen. Diese Option ist vor allem für Akutpatienten oder Neupatienten nützlich.

Sonderfall: Neupatient

Die Suche springt automatisch auf die „Suche Zeitraum“ mit „alle Behandler“.

Die Termine werden hier basierend auf dem von den Behandlern freigegebenen Neupatientenkontingent angezeigt. Für Notfälle kann man diese Einstellungen manuell umgehen (orangener Pfeil).

Bei Bedarf kann die Terminauslastung angezeigt werden: https://chirocloud.de/wiki/parameter/#auslastung-neupatienten

Voreinstellung „Suchzeitraum anpassen“:

Sondertermin

Ermöglicht die Vergabe von Termine außerhalb der definierten Arbeitszeiten. Hierfür können die Zeiten individuell eingegeben werden.
Sondertermine können zusätzlich zu bereits bestehenden Terminen oder Blockterminen gebucht werden.
Die Auswahl der Behandlungsart hat keinen Einfluss auf die Terminlänge, bucht nicht automatisch CA-Termine mit.

Erweiterte Terminoptionen

Notfall

Termin wird im Kalender rot markiert und ist auf der Notfallliste einsehbar

nicht ideale Termine ausblenden

Nur die fett markierten Termine werden angezeigt. Dies sind auch die einzigen online buchbaren Termine.

Terminserie

Anstatt jeden einzelnen Termin individuell zu speichern, können mehre Termine angehakt und dann gesammelt gespeichert werden.

Übernommen werden die Felder Anamnese, Befunde, Therapie und Diagnosen. Die Anrede etc. wird beim Erstellen gefüllt.

[als Entwurf speichern] – speichert den Bericht. Kann unter „Alle Termine“ wieder aufgerufen werden.

Es kann ausgewählt werden, ob eine Rechnung erstellt werden soll. Die Beträge werden dem gewählten Versicherungsstatus angepasst.

[PDF-Befundbericht erstellen], in Dokumentation speichern und          

• ausdrucken
• per ePost versenden
• per E-Mail versenden
• online bereitstellen

Die Vorlage kann unter Administration / Vorlagen / HTML / Befundbericht bearbeitet werden.

Über die Uhrzeit kommt man zum Kalender, über den Titel zum Termineditor.

Dokumentiert werden:

• Wann und von wem der Termin angelegt wurde
• Wann und von wem der Termin gelöscht wurde
• Wann und wie erinnert wurde

In der Buttonleiste sieht man sofort die Anzahl der Gesamttermine, abgesagter, kurzfristig abgesagter und nicht erschienener Termine.

Befundbericht anlegen

siehe Befundbericht

Mehrere Termine löschen

Über den Button [Markierte Termine] können mehrere Termine gleichzeitig abgesagt werden. Es muss ausgewählt werden, was mit Terminen mit mehreren Familienmitgliedern passieren soll.
Es erfolgt eine Absagebestätigung per E-Mail mit der Vorlage Termine / Absage

Terminübersicht

Hier kann ein Zeitraum definiert werden und für diesen eine Übersicht aller Termine erzeugt werden:

Außerdem die Gesamtsumme aller Rechnungen und Zahlungen.

Man kann [Markierte Rechnungen] erneut drucken, versenden, eine Quittung darüber erstellen, die Bezahlart ändern oder die Zahlung am ec-Gerät auslösen.

[Bezahlung] erlaubt die Rechnung als bar oder ec zu buchen, bzw. zu dokumentieren das die Rechnung mitgegeben wurde:

Im aufgehenden Fenster auf [ec-Kartengerät Bezahlung starten] klicken. Hier könnte auch die Rechnung nochmal gedruckt, gemailt, ge-e-postet werden.

Im Reiter „Rechnungen“ ist die Rechnung jetzt als „per ec-Karte“ und „bezahlt“ markiert.

Wenn der Patient in den Stammdaten mit Angehörigen verknüpft ist, gibt es den Button [offene Rechnungen inkl. aller Angehörigen anzeigen]. Diese können dann ggf. ausgewählt und zusammen kassiert, bzw. zusammen an das ec-Gerät gesandt werden.

Der Button [Zahlung per Gutschein] öffnet ein Feld zur Eingabe des Gutscheincodes.

Ein Anklicken des Datums ermöglicht eine Bearbeitung der Rechnung.

Rechnungsübersicht

Erzeugt ein PDF (Vorlage) mit allen markierten Rechnungen.

Einrichtung

Newsletterarchiv

Die Option „… auf Aktuelles-Seite eingeblendet“ zeigt das Newsletter-Archiv im Onlineportal unter „Aktuelles“ an.

Ebenso wird im Onlineportal ein Feld mit der Anmeldemöglichkeit, sowie dem Text aus „Häufigkeit und Inhalt“ angezeigt.

An-/Abmeldung

Unter Administration / Optionen / Mails/PDFs / Newsletter-Anmeldung kann die URL gefunden werden, um die An-/Abmeldung auf der Homepage oder in den E-Mailvorlagen einzubetten.

Ebenso können weitere Einstellungen dazu vorgenommen werden. Diese Seite ist eigentlich selbsterklärend, wenn etwas unklar ist, bitte mailen.

Die An- und Abmeldeseiten können unter Administration / Vorlagen / HTML noch individuell angepasst werden.

In E-Mails, Newsletter-Beiträge und Newslettervorlage kann dieser Code eingefügt werden:

{#url#}?subscribe{#USERCODE#}

Beim Versand generiert sich dann ein Link, beim Anklicken sind die Patienten als Newsletterempfänger aufgenommen.

Weitere hilfreiche Codes die in E-Mail/PDF-Vorlagen verwendet werden können

{#if:gruppe=Newsletter#}
Diesen Text sehen nur Newsletter-Empfänger
{#/if#}

{#if:!gruppe=Newsletter#}
Diesen Text sehen Patient:innen, die den Newsletter noch nicht abonniert haben. Hier könnte man z.B. einen Hinweis darauf und den Anmeldelink platzieren
{#/if#}

Inhalt

Interessanter ist da schon der Punkt „Newsletter-Inhalt“.

Titel und Monat werden automatisch befüllt, können aber angepasst werden.

Die Rubriken können individuell benannt und dann später bei der Beitrags-Erstellung ausgewählt werden. Es gibt die Möglichkeit, Rubriken nur für interne und externe Kontakte zu erstellen.

Design

Unter Patienten / Newsletter / Layout/Design kommen die Feineinstellungen:

Farben (A ist die Farbe, in der Links angezeigt werden), Schriften, Platzhalter und wiederkehrende Bilder können hier definiert werden.

Über den Button [zur HTML Vorlage] kommt man zu selbiger.

Abschnitte

Hier kann man den Newsletter mittels Drag&Drop individualisieren. Hier geht es um das generelle Layout des Newsletters, die einzelnen Beiträge kommen später.

CSS/Head/Meldungsarten/HTML Code

Hier geht es etwas ans Eingemachte. Wer sich mit Websitedesign und CSS auskennt, kann hier noch feinere Einstellungen vornehmen. Sonst einfach so lassen.

Beiträge schreiben

Patienten / Newsletter / Neuer Newsletter-Beitrag

Hier können die vorhin angelegten Rubriken ausgewählt werden.

In Beschreibung kann man mit dem Editor Texte und Bilder einstellen, sowie Anhänge einfügen. Als Anhang hochgeladene Bilder werden im Text angezeigt.

Wenn man den Abschnitt „Ergänzender Online-Artikel“ befüllt, wird am Ende des Textes ein Link „Weiterlesen“ eingeblendet. Beim Anklicken kann man dann den zusätzlichen Text im Browser lesen.

Abgeschlossen wird der Beitrag mit dem Button [Übergeben an Newsletter-Redaktion]

Beiträge bearbeiten

Patienten / Newsletter / Meine bzw. Liste der Newsletter-Beiträge ist selbsterklärend.

Die „Vorschau mit bearbeiten“ erlaubt es die Beitragsanordnung komfortabel zu prüfen und zu editieren.

Newsletter versenden

Für den Versand ist das Rollenrecht „Patienten Newsletter“ -> „+senden“ nötig. Ggf. in einer bestehenden Rolle anpassen, oder eleganter: Eigene Rolle anlegen.

Patienten / Newsletter / senden

Titel und Monat können hier nochmal überprüft und ggf. angepasst werden.
In der Gruppe Newsletter befinden sich alle Personen, die per Opt-In dem Newsletter-EMpfang zugestimmt haben. Somit sollte diese Gruppe für den Versand benutzt werden.

Auch für Externe vorgesehene Artikel können dem Newsletterarchiv hinzugefügt und dieses z.B. auf der Homepage verlinkt werden.

Verzögertes versenden macht ab einer Empfängergröße über 50 Sinn, da einige E-Mail Provider hier aus Spam-Schutzgründen eine Begrenzung haben.

Statistiken / Tracking

Es gibt absichtlich keine Verfolgung der Öffnungsrate, z.B. ob ein Bild vom Server geladen wird:

• viele Empfänger haben das Mailprogramm so eingestellt, dass nichts nachgeladen wird (ich auch)
• einige Empfänger öffnen den Newsletter nur 1 Sekunde
  Beides verfälscht die Zahlen…

Außerdem ist es datenschutzrechtlich schwierig, da man ultimativ nachvollziehen könnte, wer den Newsletter geöffnet hat und wer nicht.

Neben Filtern für aktive und ehemalige Mitglieder kann hier auch nach Standorten gefiltert werden. Für jedes Mitglied werden dann folgende Informationen angezeigt:

• Foto
• Name
• ID
• Rollen
• Urlaub eingetragen im aktuellen Jahr
• Heilpraktiker
• Zeit NP
• Zeit NP Kind
• Zeit BP
• Zeit BP Kind
• max. NP
• Standorte

Die Gehalt-Informationen werden den Berechtigten (Rolle Leitung) nach Klicken des entsprechenden Buttons angezeigt:

• Art Entgeltberechnung
• Grundgehalt
• Grundgehalt Behandlungen inkludiert
• Leistungsentgelt (pro Patient bzw. Prozente)

LINKS EINFÜGEN

Patient wird gelöscht und ist z.B. in der Suche nur noch spezifisch bei gelöscht auffindbar. Nutzung z.B. bei Tod des Patienten aber noch bestehender Aufbewahrungspflicht.

Nur Rolle Leitung

Patient sperren

Ähnlich Patient löschen. Nutzung hier z.B. bei Zahlungsausstand. Patient kann online keine Termine mehr vereinbaren und auch im Backend können keine Termine vergeben werden.

Nur Rolle Leitung.

Patient kopieren

Über [Aktion] -> „Kopie erstellen“ lässt sich ein Patient duplizieren. Name, Anschrift und Kontaktdaten werden in einen neuen Patienten übernommen, eine Verknüpfung unter Angehörige erfolgt ebenfalls. Dies ist z.B. bei Ehepartnern oder Kindern/Geschwistern hilfreich.

vCard

Eine vcf Datei mit den eingetragenen Daten wird heruntergeladen.

Neupatient-Dokumente

HIER KOMMT NOCH EIN LINK HIN

Doublette auflösen (Daten zu einem anderen Patienten verschieben)

Falls ein Patient doppelt angelegt wurde und auch schon in beiden Akten Termine, Dokumentation oder Rechnungen erstellt wurden, können diese Patienten zusammengefügt werden.

Vorgehen: Zu löschende Akte aufrufen, Menüpunkt „Doublette auflösen“ auswählen, zweite Akte in der Patientensuche lokalisieren, Prüfen, Jetzt final verschieben.