Bei eingetragenem errechnetem Geburtsdatum wird in der Dokumentation die aktuelle SSW angezeigt.

Setzt automatisch den Statuswert „schwanger“. Relevant bei Ausschluss von Schwangeren bei bestimmten Behandlern oder Standorten.

Webcam

Webcam verbinden: Administration -> Basiskonfiguration -> Parameter:

webcam.url=http://chirocloudcam.testdyn.org:800/image.jpg

webcam.auth=Benutzer:Passwort

In Stammdaten auf [Foto von Webcam] klicken.

Ggf. über [Aktualisieren] ein neues Foto machen.

Ausschnitt entsprechend verschieben.

[Gewählten Ausschnitt übernehmen] klicken.

Akte des Patienten noch [speichern].

App

Unter Administration / Optionen / ChiroCloud / Patient / WebCam Url als Wert „app“ eintragen.

Auf dem Endgerät die ChiroCloud App installieren:

Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.ChiroCloud
Apple: https://apps.apple.com/de/app/chiro-cloud/id1578878067

App öffnen.

Richtige Praxis auswählen, und mit einem Benutzer der Rolle „Team“ einloggen.

[Patientenfoto aufnehmen]

Foto machen

[Speichern]

Zurück im Browser beim entsprechenden Patienten auf [Foto aus App] klicken.

In der sich öffnenden Maske kann ggf. der Bildausschnitt noch angepasst werden, danach über [Gewählten Ausschnitt übernehmen] speichern.

Um ungewolltes Überschreiben der Zugangsdaten für das Onlineportal zu vermeiden, müssen diese zum editieren über ein weiteres [bearbeiten] aktiviert werden.

ChiroCloud macht keine Autokorrektur oder Ausfüllhilfen für Patientendaten. Sollten hier Namen geändert werden, muss dies in den Browsereinstellungen bzw. Betriebssystemeinstellungen (Mac OS) deaktiviert werden.

GKV

Ermöglicht Auswahl der gesetzlichen Krankenversicherungen.

Die Abrechnung erfolgt nach vorgegebenen Parametern, „Haken“ heißt hier „ist ausgeschlossen“, „kein Haken“ heißt „kann abgerechnet werden“. Z.B. für die „AOK Niedersachen“ werden nur die Ziffern 1, 2, 5, und aller 35er vorgeschlagen; für die „Securvita“ die 34.1 und 34.2. Anpassungen können unter Administration à Versicherungen angepasst werden.

PKV

Nach Auswahl der Krankenversicherung kann der Versicherungstarif ausgewählt werden. Hier wird auch gleich angezeigt, wie im jeweiligen Tarif das GebüH erstattet wird. Tarife sind teilweise als „alt“ oder „U“ (=unisex) gekennzeichnet. Dies hat keine weitere Bedeutung.

Die Rechnungserstellung erfolgt dann zu den entsprechenden Werten des GebüH und berücksichtigt evtl. Einschränkungen der Versicherung werden berücksichtigt, individuelle Anpassungen sind möglich, s.o.. Z.B. erstatten die AXA/DBV und Signal niemals die Ziffer 35.1, entsprechend ist diese Ziffer als Ausschluss hinterlegt.

Wenn der Tarif eine Erstattung gemäß Gebührenordnung der Ärzte (GOÄ) vorsieht, wird die entsprechende GOÄ-Ziffer automatisch mit auf die Rechnung geschrieben.

GKV + Zusatzversicherung

Versicherungs- und Tarifauswahl wie bei GKV und PKV. Es werden nur die Zusatztarife angezeigt.

Über den Knopf vor der Versicherung wird festgelegt, wie die jeweils nächste Rechnung erstellt wird.

Beihilfe

Danach Dienstherren auswählen (Bund/Bundesland). Berechnung erfolgt nach jeweiligem Erstattungssatz (Bundesbeihilfe, GOÄ, eigene Liste, nicht).

Prozente der Beihilfe können eingetragen werden, haben aber keinen Einfluss auf die Berechnung.

Versicherung: Wenn eingetragen, werden deren Ausschlüsse beachtet

Tarif: Wenn eingetragen wird für jede Ziffer der jeweils niedrigere Betrag (Beihilfe oder Versicherungstarif) abgerechnet um eine bestmögliche Erstattung zu erreichen. Wenn das Feld Tarif leer bleibt, wird der Beihilfesatz abgerechnet.

Postbeamtenkrankenkasse

Rechnung gemäß Wert der Postbeamtenkrankenkasse (PBeaK oder PostB). Entspricht 90% des Wertes der Bundesbeihilfe.

Heilfürsorge

Bei Beihilfeanspruch kann der Arbeitgeber eingetragen werden, alternativ Selbstzahler.

Selbstzahler

Wenn der Patient keine Versicherung angeben möchte, nicht einreicht, o.ä.

Rechnungen werden gemäß Maximalsatz GebüH erstellt, alle Ziffern berücksichtigt und auf den Mindestrechnungsbetrag auf-/abgerundet.

Jede wichtige Seite enthält die Patientennummer und einen QR-Code. Über diesen kann die Software nach erfolgtem Scan die Dateien automatisch dem Patienten zuordnen.

Dokumente

Anschreiben

Enthält den Termin und Behandelnden, sowie generelle Informationen

Fragebogen

Fragebögen. Je nach Alter wird der Erwachsenen- oder Kinderfragebogen verschickt.

Information

Allgemeine Hinweise zu möglichen Nebenwirkungen. Für Mitglieder kann hier problemlos der offizielle DAGC-Aufklärungsbogen eingepflegt werden.

Honorarvereinbarung

Felder wie Versicherung und Tarif werden aus den Stammdaten vorgefüllt.

Datenschutz

Die Datenschutzerklärung der Praxis.

Anfahrt

Bei Bedarf kann eine Anfahrtkarte bzw. -beschreibung eingefügt werden.

Einwilligung Speicherung länger als 10 Jahre

Möglichkeit, der Speicherung der Daten über die 10 Jahresfrist zuzustimmen.

Versand

Der Versand kann an 3 Stellen erfolgen:

• Nach Vergabe des Ersttermins direkt im Terminfeld

• Unter Stammdaten -> Aktionen

• Unter Alle Termine (LINK EINFÜGEN)

Im Normalfall wird man alle Dokumente ausgewählt lassen und eine Versandoption wählen:

1. PDF generieren = ausdrucken um es in der Praxis mitzugeben (hier Auswahl der Dateien beachten)
2. Per E-Post
3. Per E-Mail – erscheint nur, wenn eine E-Mail-Adresse angegeben ist, außerdem muss im Folgebildschirm noch auf [Jetzt senden] geklickt werden.

Sollen bestimmte Dokumente standardmäßig nicht versandt werden, kann die Vorauswahl in Administration / Basiskonfiguration / Parameter verändert werden:

„chiro.mitgliedetc4.neupatient=nein“ entfernt beispielsweise den Haken vor der Honorarvereinbarung, „chiro.mitgliedetc4.neupatient=nie“ blendet sie komplett aus der Liste aus.

Hier erfolgt nur eine Dokumentation, dass der Patient eingewilligt hat. Wie dies geschehen ist, wird nicht dokumentiert.

Nach dem Klick verschwindet das „nicht“, der Button wird grün und unten rechts in den Stammdaten werden Datum, Uhrzeit und der klickende Benutzer dokumentiert.

Der Button ändert sich automatisch auf grün bei:

• Versand der Neupatientenunterlagen inkl. Datenschutzerklärung
• Selbstregistrierung online durch den Patienten (prominenter Link auf Datenschutz)

SMS und E-Mail Erinnerungen werden am entsprechend eingestellten Tag um 8:30 Uhr versandt.
Bei „Telefonisch“ erfolgt ein Eintrag in Termine / Erinnerungen.
Bei „Keine“ passiert nichts – dies dient nur dazu, den Patienten nicht jedes Mal auf die Erinnerung anzusprechen.

Wenn hier Optionen kategorisch entfernt werden sollen, kann dies über Administration / Basiskonfiguration / Extrafelder / Patienten im Feld „Erinnerung“ erfolgen.

Erinnerungen über andere Plattformen (z.B. WhatsApp, Signal, o.ä.) können manuell erfolgen. Die entsprechende Einrichtung ist hier beschrieben:
https://chirocloud.de/wiki/erinnerungen/#erinnerungen-%C3%BCber-messenger-whatsapp-signal-threema-telegram-facebook

Einstellungen können in Administration / Basiskonfiguration / Parameter vorgenommen werden:

Angaben in Tagen vor dem Termin:
erinnerung.di=4             heißt Dienstagstermine werden freitags erinnert
erinnerung.mo=4           heißt Montagstermine werden donnerstags erinnert
erinnerung=2                 heißt alle (anderen) Termine werden 2 Tage vorher erinnert

Patientenspezifische Abweichungen können im Feld „abw. Erinnerung Tage zuvor:“ eingetragen werden.
Eine Anpassung der Einträge kann unter Administration / Basiskofiguration / Extrafelder / Patienten erfolgen:
Jede Zahl vor „Tag“ bzw. „Tage“ funktioniert.
Für tagesgleiche Erinnerung z.B. „0 Tage“ hinzufügen.
Einschränkung: Erinnerungen werden gegen 8:30 versandt. D.h. Termine davor werden nachträglich erinnert.

Die E-Mails enthalten eine .ics-Datei, mit der der Termin einfach und fehlerfrei in den digitalen Kalender der Patient:innen übernommen werden kann.

Behandler auf Rechnung

Einige Krankenversicherung bestehen explizit auf der Angabe des Behandelnden. Soweit bekannt, wird dieses Feld automatisch gesetzt.

Es kann aber auch individuell anklickt oder pro Versicherung ausgewählt werden: Administration -> Flexible Listen -> Versicherungen -> bearbeiten

Rechnungskopie

Rechnung wird inkl. Kopie erstellt. Voreingestellt für Beihilfe.
Rechnungskopie kann über Parameter chiro.rechnungskopie=nein in Stammdaten und Onlineportal deaktiviert werden.

Zahlt nicht

Wird automatisch auf Nachbehandlung gesetzt. D.h. es wird keine Rechnung erstellt. Nützlich z.B., wenn man Angehörige kostenlos behandelt.

Online-Rechnung: keine Benachrichtigung per Mail

Normalerweise wird bei „Rechnung nur online bereitstellen“ automatisch die E-Mail der Vorlage „Rechnung online“ versandt. Wenn der Patient dies nicht wünscht, kann es hier deaktiviert werden.
Wenn diese E-Mail nie versendet werden soll, bitte bei Parameter eintragen: chiro.rechnung.nuronline.mail=nein

Rabatt

Hier kann der Kinderpreis oder ein anderer beliebiger Festpreis eingestellt werden

Ziffern nicht abrechnen

Hier können Ziffern für diesen Patienten ausgeschlossen werden. Z.B., wenn eine Versicherung auf Grund von Vorerkrankungen keine Kniebehandlung o.ä. erstattet.

Weitere Ziffern können hier ergänzt werden: Administration -> Basiskonfiguration -> Extrafelder -> Patienten -> „Ziffern nicht abrechnen“

Bankeinzug

Einzugsermächtigung liegt vor: Wenn gesetzt werden Rechnungen automatisch zum SEPA-Einzug bereitgestellt. Kann sonst individuell online durch den Patient erfolgen.

Mit dem Unterlagenuser kann hier der QR-Code gescannt werden, um das SEPA-Mandat am Tablet auszufüllen.

Die Icons können in der Flexible Listen „Statuswerte“ gepflegt werden.

Einige Icons haben spezielle Funktionen:

home

Wenn der Statuswert „home“ gesetzt ist, werden Patienten online gebeten, Anschrift, Telefon, Krankenkasse zu bestätigen oder zu korrigieren.
Bestätigung löscht dann auch den Statuswert in den Stammdaten.

Neupatienten Rabatt

Parameter: patient.checkaltpatient.status=icofont Name
Patienten bei denen dieser Status gesetzt ist, werden als Neupatient Kind behandelt, mit entsprechend ggf. abweichender Dauer und Rechungssumme
Es können kommagetrennt auch mehrere Icons angeben werden

Wenn im Dropdown Verwandschaftsverhältnisse ergänzt werden sollen, kann dies unter Administration / Parameter angepasst werden:
chiro.verwandschaft=Ehefrau,Ehemann,Partner,Mutter,Vater,Bruder,Schwester,Sohn,Tochter,Oma,Opa,Enkelkind,Sonstige,Hund,Katze,Maus

Vergleiche auch: Angehörige