Ersttermine werden dann mit Zeitfenster beim Behandler (Entsprechend Einstellung in Behandler-Daten) und Zeitfenster davor beim entsprechenden CA-Nutzer eingebucht.

Die Termine sind miteinander verknüpft, d.h. die Absage eines Terminteils löscht den anderen mit und bei Erinnerungen wird die früheste Terminzeit dem Patienten kommuniziert.

Eigene CA-Termine

Wenn Termine bei der CA auch solo buchbar sein sollen, bitte diesen Parameter setzen:
chiro.mehrfachbuchung.np.ca.istbehandler=
intern -> wird nur bei der internen Terminvergabe angezeigt
online -> wird nur bei Terminbuchungen über das Onlineportal angezeigt
ja -> wird intern und online angezeigt

Dies kann in ChiroCloud unter Administration / Basiskonfiguration / Parameter aktiviert werden:
chiro.zeiten.mehrfachbelegung=4-3-4-3

Die einzelnen Zeitabschnitte (Slots) beziehen sich hierbei auf die Einstellung unter Administration / Optionen / ChiroCloud / Termin-Buchungen / Kalender (Minuten-Schritte bei Terminen).

Ist dort z.B. „15“ eingetragen, würde 4-3-4-3 bedeuten:
09:00 – 4 Termine
09:15 – 3 Termine
09:30 – 4 Termine
09:45 – 3 Termine
usw.

Familientermine

Wenn über Angehörige verknüpfte Patienten ein Termin für mehrere Personen gebucht wird, schlägt ChiroCloud mögliche Termine sowohl horizontal (gleiche Zeit, mehrere Slots) und vertikal (aufeinander folgende Zeiten, jeweils 1 Slot) vor.

Dies kann über diesen Parameter angepasst werden: chiro.zeiten.mehrfachbelegung.anordnung=
neben -> nur horizontal
unter -> nur vertikal

Nur in bestimmten Konstellationen sinnvoll: chiro.mehrfachbuchung.zaehlung=familie
Nicht gesetzt: Eine Familienbuchung zählt als 1 Slot (Standard)
=familie gesetzt: Eine Familienbuchung zählt als so viele Slots wie Patienten im Termin sind, d.h. ggf. ist keine Doppelbelegung möglich.

Einschränkungen:

Aktuell nur intern bei Buchung über die Kalenderansicht möglich. „Suche Zeit“ und Onlinebuchung sind in Entwicklung.
Es gibt keine Buchung über einen Zeitslot hinaus, also wenn:

• mehr Patienten gewählt wurden als es überhaupt Slots gibt (4 Pat. aber es gibt nie mehr als 3 Slots -> keine Termine buchbar)
• 2 Slots frei sind und darunter >=1 frei ist bei 3 ausgewählten Patienten -> wird nicht angezeigt.

Weitere Einstellungen

chiro.zeiten.mehrfachbelegung[37]=4-3-4-3
Diese Einstellung greift dann nur für den Behandler mit der entsprechenden ID.
Bitte zusätzlich trotzdem chiro.zeiten.mehrfachbelegung=1 eintragen, um alle Funktionen zu aktivieren.

Flexible Liste Behandlungsarten -> „mehrfachnein“ -> Auswahl Checkbox

Wenn dann bei einer Behandlungsart der Haken gesetzt ist, ist diese von der Mehrfachbuchung ausgeschlossen.

In den Stammdaten kann man einen Haken setzen, um spezifische Patienten von Mehrfachbuchungen auszuschließen.

Wenn zu bestimmten Zeiten abweichende Anzahlen für die Mehrfachbuchung gelten sollten, können diese so in den Arbeitszeiten notiert werden:
Di: 7:30-13:10 mehrfach=2-1-2-3
Es gilt dann Dienstags dieses Muster, für den Rest der Arbeitszeiten wie in chiro.zeiten.mehrfachbelegung= oder chiro.zeiten.mehrfachbelegung[ID]= notiert. Bitte ggf. zusätzlich chiro.zeiten.mehrfachbelegung=1 in die Parameter eintragen.

Anzahl Slots für Neupatienten definieren

In den Behandler-Daten kann jetzt die Anzahl der Slots definiert werden, wenn z.B. Termine horizontal geblockt werden sollen:

Anzahl Slots bei Folgeterminen

In den Stammdaten werden Felder angezeigt, um dem individuellen Patienten mehr als 1 Slot zuzuweisen (braucht länger…) oder eine Mehrfachbelegung bei diesem Patienten komplett zu unterbinden. Dies wird natürlich sowohl bei der Onlinebuchung als auch bei der internen Terminvergabe berücksichtigt.

Wenn hier nur „1“ angezeigt wird: über einen Parameter festlegen, wieviele Slots hier maximal auswählbar ein sollen. Z.B.: chiro.zeiten.maxslots=4

In Parameter werden die Auswahlmöglichkeiten definiert. Im Dropdownfeld werden dann die Möglichkeiten nach steigender Nummer sortiert:
chiro.behandlungsplan.1=

.1 ist die Standardbefüllung. D.h. der am häufigsten verwendete Behandlungsplan sollte hier eingetragen werden. Soll die Standauswahl leer sein, bitte „chiro.behandlungsplan.1=“ eintragen.

Aktuell sind diese Texte, kommagetrennt, möglich (das in Klammer ist optional, Monat wird mit 4 Wochen gleichgesetzt):
(dann) # Behandlung(en) pro Woche für # Woche(n)
(dann) alle # Woche(n) Behandlung für # Monat(e)/Woche(n)

Ein Beispiel wäre:

chiro.behandlungsplan.1=
chiro.behandlungsplan.2=2 Behandlungen pro Woche für 2 Wochen, 1 Behandlung pro Woche für 3 Wochen, alle 2 Wochen Behandlung für 3 Monate
chiro.behandlungsplan.3=2 Behandlungen pro Woche für 2 Wochen, 1 Behandlung pro Woche für 6 Wochen, alle 2 Wochen Behandlung für 3 Monate

Behandlungsplänen können auch Namen zugewiesen werden. Im Dropdown in der Dokumentation wird dann nur der „Bezeichner“ angezeigt:
chiro.behandlungsplan.1=Bezeichner:Sequenz
Beispiel:
chiro.behandlungsplan.1=Plan1 (2x/W für 6W, 1x/W für 6W):2 Behandlungen pro Woche für 6 Wochen, 1 Behandlung pro Woche für 12 Wochen

In der Terminbuchung sieht das dann so aus:

Ein Klick auf „Suche“ öffnet die entsprechende Woche.

Selbstverständlich ist auch die Onlinebuchung möglich:

Komplett erfüllte Wochenvorgaben werden als dünne grüne Spalte angezeigt. Über „alle ein/ausblenden“ können die Inhalte der grünen Spalten angezeigt werden.

• rot: Notfall – Patient möchte einen früheren Termin. vgl. Notfälle und Termine/Notfall
• gelb: Neupatient, Unterlagen noch nicht vollständig
• orange: Neupatient, Unterlagen vollständig
• dunkelgrün: Erinnerung erfolgt
• weiß: Nachbehandlung / keine Rechnung
• schwarz: kurzfristig abgesagt / nicht erschienen
• @: Online vereinbart
• €: Patient hat offene Rechnung

Die Farben können unter Administration / Optionen / ChiroCloud / Termin-Buchungen angepasst werden:

Behandlungsphasen / Terminanzahl kennzeichnen

Kann über Parameter eingestellt werden. Die Phase und ggf. Terminanzahl wird dann im Kalender, der Warteliste und dem Reiter Alle Termine angezeigt.

Format: chiro.termine.phase[NUMMER]=Ab welcher Behandlung, Hintergrundfarbe, Schriftfarbe
Beispiel:

chiro.termine.phase[1]=3, #ff00ff
chiro.termine.phase[2]=10, #00ffff
chiro.termine.phase[3]=20, #ffff00, #ff4411
chiro.termine.phase[4]=30, #ffffff, pink
chiro.termine.phase[5]=40, #1eb80d, white

Ggf. einmalig hinter der eigenen URL (https://chiro-cloud.de/MEINE-PRAXIS/) aufrufen: ?action=events_chiro&cmd=&cmd=setzesequenznummern
(dauert je nach Terminanzahl eine Weile!)

Weitere Optionen

chiro.termine.phase=auswahl
wird nur angezeigt, wenn Kalender/Warteliste der entsprechende Haken gesetzt ist.

chiro.termine.phase=detailliert
zeigt zusätzlich zur Phase auch die Terminanzahl an.

chiro.termine.phase=auswahl,detailliert
Zeigt sowohl die Anhak-Box, also auch die Phase + Anzahl Behandlungen

Heute telefonisch zu erinnern

Hier finden sich alle Termine entsprechend der Einstellung in der Basiskonfiguration, wenn beim Patienten bei „Erinnerung“ „telefonisch“ oder nichts angekreuzt ist.

Es wird angezeigt:

Name des Patienten, Termin, Behandler, wie erinnert werden soll, Telefonnummer, Bemerkung

Mögliche Aktionen:

• [zugesagt]         Termin wird im Kalender als zugesagt (grün) markiert
• [abgesagt]         Termin wird im Kalender gelöscht
• [SMS / E-Mail jetzt senden] kann auch von hier ausgelöst werden, Termin wird grün markiert

Über den Button [SMS/E-Mail-Erinnerung manuell anstoßen] können Erinnerungen ausgelöst werden. Hierzu können das Datum und einer oder mehrere Behandelnde ausgewählt werden.

Zukünftig telefonisch zu erinnern

Alle zukünftigen Termine, welche auf telefonischer Erinnerung stehen

Krank / Urlaub

Wenn der Behandler als krank oder im Urlaub markiert wird, werden Patienten automatisch entsprechend ihrer eingestellten Erinnerung (SMS, E-Mail) abgesagt. Wenn „Telefonisch“ oder nichts markiert ist, erscheinen Sie automatisch hier auf einem separaten Reiter.

Termine außerhalb der Arbeitszeiten

Wenn der Haken im Termin nicht entsprechend gesetzt wurde, taucht dieser Reiter auf.

Absage-Bestätigungen (XX offen)

Wenn in der Terminabsage-SMS ein Bestätigungslink benutzt wird (Administration / SMS), erscheint dieser Reiter, wenn es noch unbestätigte Absagen gibt. Hier können die Absagen manuell bestätigt werden. Ist ein Termin 2 Stunden vor Beginn noch unbestätigt, erfolgt ein Hinweis direkt unter dem oberen Suchfeld.

Erinnerungen über Messenger (WhatsApp, Signal, Threema, Telegram, Facebook)

Eine direkte Anbindung an die o.g. Messengerdienste ist aktuell nicht geplant bzw. möglich. Wir haben aber folgende Möglichkeit zur Vereinfachung des Arbeitsablaufes geschaffen:

• Administration / Basiskonfiguration / Extrafelder / Patienten

• Im Feld „erinnerung“ den/die gewünschten Messenger hinzufügen und speichern

• Der/die Messenger können ab sofort in den Stammdaten im Onlineportal im Dropdown „Erinnerung“ ausgewählt werden.
• Stehen Patienten nach den normalen Erinnerungsregeln an, erscheint unter Termine / Erinnerungen ein zusätzlicher Reiter mit dem Namen des Messengers

• Über [Zwischenablage] wird der Erinnerungstext kopiert und kann im Messenger eingefügt werden.

Abgesagte Termine / nicht erschiene Termine

Über den Parameter „events.patientenerinnerung.abgesagte=ja“ in Administration / Basiskonfiguration / Parameter kann ein weiterer Reiter eingeblendet werden. Hier kann über eine Filterfunktion ein Zeitraum ausgewählt werden und es werden Termine angezeigt, die an diesen Tagen abgesagt wurden. Dazu gehören nicht erschienen, kurzfristig abgesagt; aber auch alle an diesem Tag für die Zukunft online oder im Backend abgesagten Termine.

Ausgewählte Termine können einzeln oder mit dem Button [Alle markierten: erledigt] als abgearbeitet markiert werden und verschwinden von der Liste.

Um eine E-Mail an alle ausgewählten Termine zu versenden, muss eine Vorlage mit der Bemerkung „Absage bzw nicht erschienen“ erstellt werden.
Als Platzhalter funktionieren:
{#datum#} – Datum an dem der Termin gewesen wäre
{#zeit#} – geplante Urhzeit (von – bis)
{#titel#} – Name des Termins, häufig „Behandlung“ aber Achtung: „zum 3. Mal abgesagt“ würde auch übernommen!!!
{#chiro:…#}

Erinnerungen für länger nicht dagewesene Patienten

Der Eintrag „chiro.erinnerungen.xwochen=2“ in Administration / Basiskonfiguration / Parameter wird ein weiterer Reiter angezeigt. Je nach eingetragener Zahl hinter dem = werden hier Patienten angezeigt, die in den vergangenen Wochen (im Beispiel 2) keine Behandlung hatten.
Eine Erinnerungsmail kann von hier aus verschickt werden. Dazu bitten in Patienten / Mails/Serienbriefe / Vorlagen eine Vorlage mit der Bemerkung „Erinnerungsmail“ erstellen.

„chiro.erinnerungen.xwochen=2/12“ zeigt alle Patienten welche in den letzten 12 Wochen einen Termin hatten, aber nicht in den letzten 2.

nächster Termin: Datum und Uhrzeit, falls bereits einer existiert
[erledigt]: löscht den Eintrag von der Liste

[Alle markierten: E-Mail senden]: verwendet die Mail-Vorlage „Erinnerungsmail“

Patienten ohne Folgetermin

zu Aktivieren mit Parameter „chiro.statistik.keinfolgetermin=ja“
Zeigt eine Liste von Patienten die heute/diese Woche/letzte 2 Wochen einen Termin haben und für die noch kein Folgetermin vergeben ist.

Video-Link Neupatienten

Bitte das Video als .mp4 unter Administration / Basiskonfiguration / Dateien (ggf. Unterordner anlegen) hochladen.

Den Dateipfad zeigt der Browser typischerweise unten links wenn man den Dateinamen berührt. Alternativ Rechtsklick auf den Dateinamen und „Adresse des Links kopieren“ (oder ähnlich) anklicken, dann ist der Pfad in der Zwischenablage.

Danach den Teil des Dateipfads hinter /files/ in Parameter eintragen:

chiro.ersttermin.video=/videos/neupatient/babyschale.mp4

Mehrere Videos können kommagetrennt angegeben werden.

chiro.ersttermin.video=/videos/neupatient/babyschale.mp4, /videos/neupatient/hoerbuch.mp4

Danach gibt es bei den Erinnerungen ein neues Register:

Über die entsprechenden Button können die Daten kopiert und in z.B. WhatsApp kopiert werden.
Danach mit „erledigt“ entsprechend markieren.

Wann der Link angeklickt wurde ist an dieser Stelle unter „erledigte“ zu sehen.
Außerdem wird ein evtl. gesetzter Statuswert „Video nicht gesehen“ (icon = „video“ oder „ui-video-play“) entfernt. Ggf. in der Flexible Listen einstellen, dass dieser bei jedem Neupatienten automatisch gesetzt wird.

Die Videos können ohne Login angesehen werden. Bei mehreren Videos werden am Rechner bis zu 3 nebeneinander, am Handy untereinander angeordnet.

Ergänzender Parameter:

chiro.video.autoplay=ja

startet das Video automatisch bei Klick auf den Link. Ton ist hier stumm, anders gemäß aktueller Browser-Konventionen nicht umsetzbar

Platzhalter {#chiro:videolink#} wird in PDF-Vorlagen und E-Mails mit dem entsprechenden Link ersetzt.

Angezeigt werden Mitglieder der Rolle „Behandler“.
Wenn diesen unter Behandler-Daten keine Kalender Hintergrundfarbe zugewiesen ist, werden sie schwarz angezeigt.
Mitglieder der Rolle „Ressourcen“ werden nicht angezeigt.

events.kalender.tage=5

In [Mein Profil] kann unter Behandler-Daten -> Kalender-Start aktiviert werden, wenn die linke Spalte immer der aktuelle Tag sein soll. Sonst wird dort der Montag der aktuellen Woche angezeigt.

[+ Neuer Termin]

Hier können Termine angelegt werden, die nicht patientenbezogen sind. Diese blockieren ebenfalls den Terminkalender (bei Mehrfachbelegung alle Slots). Z.B. für Besprechungen, Handwerker o.ä. Diese Termine können auch außerhalb der Arbeitszeit oder parallel zu bestehenden Termine eingetragen werden, es findet kein Abgleich statt.

Titel: Wird in der Warteliste und Kalender neben der Uhrzeit angezeigt.

Auch Serientermine für z.B. wiederkehrende Meetings sind möglich:

Im Reiter Team können mehrere Teammitglieder zum Termin hinzugefügt werden.

Da es zu Fehlbedienungen kam, ist dieser Button nur noch für Mitglieder der Rolle (=Rechte) „Terminbutton“ sichtbar.

Optionen für [+Neuer Termin]

Parameter chiro.kalender.geblockt=ja -> Zeigt diese Termine in [Suche Zeitraum] an.

Parameter chiro.kalender.blocktermine=keinearbeitszeit -> zeigt in Kalender/Warteliste neben dem Termine keine Einfärbung der Arbeitszeit. (v.a. relevant bei Mehrfachbelegung

In Individuelles CCS kann eine Farbe für diese Termine definiert werden:
.calendarblocktermin .calendaritem
{ background-color: pink !important; }

Weitere Optionen

Über [Ansicht] kann selbige verstellt werden.

An-/Abwahl der Behandler blendet entsprechende Termine ein/aus.

„Gelöschte Termine“ zeigt gelöschte Termine an.

„Anonymisiert“ verfremdet den Patientennamen, falls der Monitor so steht, dass er eingesehen werden kann.

Termin ändern

Termin aufrufen über Stammdaten -> Alle Termine -> Behandlung:

oder Kalender -> Uhrzeit:

Ansicht:

[Löschen]

Löscht den Termin aus dem Kalender

[Löschen+Bestätigung]

Löscht den Termin aus dem Kalender und der Patient wird nach Präferenz (E-Mail, SMS, Anruf) informiert.

[Löschen+Rückruf]

Löscht den Termin aus dem Kalender und der Patient wird mit entsprechendem SMS-Text um Rückruf gebeten.

[Löschen und neuer Termin]

Löscht den Termin aus dem Kalender und öffnet sofort die Maske für eine neue Terminvergabe für diesen Patienten (Normale Terminsuche bzw. Suche Zeitraum)

[Protokoll]

Zeigt an, wer den Termin wann gemacht/verschoben/etc. hat.

[ICAL-Datei]

Erzeugt eine entsprechende Datei zum einfachen hinzufügen in den digitalen Kalender. Diese Datei wird bei der Terminbestätigung per E-Mail ebenfalls mit verschickt.

Weitere Optionen

Datum & Zeit

Hier kann manuell die Zeit verändert werden, z.B. um den Termin zu verlängern, verkürzen, oder komplett zu verschieben.

Bemerkung

Für Bemerkungen/Hinweise zum Termin (z.B. „Kombitermin mit ZA“, „muss pünktlich weg“)

Personen hinzufügen / löschen

z.B. um Familienmitglieder hinzuzubuchen, oder eine Familienbuchung zu reduzieren

Person(en) hinzufügen

Normale Patientensuche

Suche in Patienten, externen Kontakten

Durchsucht die Patienten mit Auto-vervollständigen

Hinzufügen: Name

Wenn in den Stammdaten Familienmitglieder verknüpft sind, können diese hier mit einem Klick hinzugefügt werden.

Neu-Patient

Wird normalerweise automatisch gesetzt, bekommt im Kalender ein gelbes Quadrat.

Notfall

Termin bekommt ein rotes Quadrat und der Termin erscheint auf der Liste „Warteliste“ -> „Notfälle“

Ohne Bezahlung/Nachbehandlung

Kann schon vorausgewählt werden, wenn bekannt. Wird sonst auch hier gesetzt, wenn in Dokumentation angeklickt. Termin bekommt ein weißes Quadrat im Kalender.

Nicht erschienen/kurzfristig abgesagt

Termin wird im Kalender mit einem schwarzen Quadrat versehen. In der Zukunft liegende Termine werden im Terminkalender und der Warteliste angezeigt, sind bei Terminvergabe aber ausgeblendet und können neu vergeben werden.

In der Dokumentation ist eine Ausfallrechnung erstellbar. Betrag in Flexible Listen / Standorte

Minuten

Hier werden die dem Patienten in diesem Termin zugeordneten Minuten angezeigt. Relevant bei Terminänderungen und z.B. Abrechnungsziffer 2.

Erinnerung / Check-in

Wird hier dokumentiert, wann und wie erfolgt. Bei versehentlichem Check-in kann dieser durch löschen der hier eingetragenen Zeit zurückgesetzt werden.

Früherer Termin

Wenn der Patient bei der Onlinebuchung einen Nachrückertermin erbeten hat, ist hier ein Haken gesetzt. Kann also auch manuell gemacht werden.

Termin außerhalb der Arbeitszeit

Wird bei Sondertermin automatisch gesetzt. Taucht sonst auf Erinnerungsliste auf (z.B. AZ-Änderung)