Funktionen der ChiroCloud

Die ChiroCloud, die u.a. bei den Chiropraktoren Heinemeier & Schmidt im Einsatz ist, bietet zahlreiche Funktionen, mit denen Ihre Patient:innen Termine zur Behandlung online vereinbaren, Sie Ihre Dokumente verwalten und somit Ihrem Praxisteam eine hochspezialisierte Abrechnung ermöglichen. Kontaktieren Sie uns über den Button, um einen kostenlosen Zugang zur Demoversion zu erhalten.

Angestellte

ChiroCloud unterstützt Sie bei der Berechnung der Entlohnung Ihrer angestellten Behandler:innen. Egal, ob sie pro Anzahl der Behandlungen oder über eine Umsatzbeteiligung entlohnt werden, ob Sie Grundgehalt zahlen oder nicht. Steigerungen ab bestimmten Umsätzen oder Behandlungszahlen sind problemlos möglich. Urlaub, Krankheit und Feiertage werden automatisch berechnet.

Sie gewähren Ihren Behandler:innen Bildungsurlaub? Definieren Sie einfach die Anzahl der Tage und welche Vergütung dafür vorgesehen ist. Natürlich sind alle Daten nur für Sie einsehbar und für jede:n Behandler:in individuell definierbar. Mit wenigen Klicks generieren Sie eine Excel-Datei für Ihre Lohnbuchhaltung und können sich entspannt zurücklehnen.

Automatische Dokumentenerstellung

Die automatische Dokumentenerstellung nimmt Ihnen und Ihrem Praxisteam viel Arbeit ab. Individualisierte Neupatientenunterlagen können mit wenigen Klicks per E-Mail oder Brief versandt werden – natürlich können die Patient:innen diese alternativ auch komfortabel online ausfüllen.

Die Unterlagen enthalten optional:

• Ein Anschreiben
• Den Fragebogen zur Anamnese
• Einen Informationsbogen zur Aufklärung
• Eine Honorarvereinbarung
• Die Datenschutzhinweise
• Eine Anfahrtsbeschreibung
• Eine Einwilligung zur Speicherung der Daten länger als 10 Jahre.

Alle Unterlagen sind auf Ihre Praxis anpassbar und können nach Alter der Patient:innen automatisch unterschiedliche Inhalte anzeigen, z.B. ein Kinderfragebogen. Die Dokumente enthalten einen QR-Code, sodass nach dem Einscannen eine automatische Zuordnung in die richtige Patient:innenakte erfolgt. Ebenfalls lässt sich mit wenigen Klicks aus der Dokumentation ein umfangreicher Befundbericht erstellen.

Automatisierung

ChiroCloud hilft Ihnen Praxisabläufe zu vereinfachen, um Sie und Ihr Personal deutlich zu entlasten.

• Automatischer Versand der Terminerinnerungen per E-Mail oder SMS
• Rechnungserstellung basierend auf der Dokumentation mit wenigen Klicks
• Übermittlung des Rechnungsbetrages an Ihr EC-Gerät, bei erfolgreicher Bezahlung automatische Buchung der Rechnung als „bezahlt“
• Komfortabler Abruf der Kontodaten und automatische Zuordnung der offenen Rechnungen mit anschließender Buchung.

Buchhaltung

ChiroCloud bietet Ihnen umfangreiche Möglichkeiten Ihre Buchhaltung einfach und in einem Programm zu erledigen. Zu den wichtigsten Leistungen zählen:

• Automatische Zuordnung von Kontobewegungen zu offenen Rechnungen
• Mahnungen mit wenigen Klicks versenden
• Automatische Anpassung der Mahnstufen basierend auf einstellbaren Regeln
• Jahresquittungen für das Finanzamt werden auf Knopfdruck erstellt und im Onlineportal bereitgestellt
• Gutscheinverkauf und -einlösung in allen möglichen Kombinationen. ChiroCloud merkt sich eventuelle Restbeträge und wenn der Gutscheinbetrag zu gering für die Rechnung ist, bleibt der Restbetrag der Rechnung offen.

Echtzeit Terminbuchung

Mit unserer ChiroCloud können Patient:innen Termine online und in Echtzeit buchen. Die Terminbuchung ist zwischen dem Onlineportal und dem Praxiskalender nahtlos synchronisiert, sodass Doppelbelegungen ausgeschlossen sind und immer alle freien Termine angezeigt werden.

E-Mail / SMS-Erinnerungsservice

Nutzen Sie außerdem einen exklusiven Erinnerungsservice per E-Mail oder SMS. So vergessen Patient:innen keine Termine in Ihrer Praxis mehr – oder sagen rechtzeitig ab und ermöglichen somit eine Neubelegung des Termins.

Kalender-Synchronisierung

In der E-Mail zur Terminbestätigung ist eine ics-Datei enthalten, um Termine einfach und gut sichtbar in den Kalender auf dem PC, Tablet oder Smartphone der Patient:innen zu übernehmen.

Krankheit des Behandelnden

Sie wachen morgens auf und wissen: „Heute kann ich niemanden behandeln.“ Oder ein:e angestelle:r Behandler:in meldet sich kurzfristig krank.

ChiroCloud versendet mit wenigen Klicks SMS/E-Mails mit der Absage und erzeugt eine Liste, der noch anzurufenden Patient:innen.

Onlineportal

24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, 365 Tage im Jahr erreichbar.

Patient:innen können:

• (in definierbaren Rahmen) ihre Termine buchen, verschieben und stornieren
• Offene Rechnungen per Lastschrift oder PayPal bezahlen
• Alle Rechnungen herunterladen
• Jahresquittungen herunterladen
• Neupatientenunterlagen ausfüllen
• Änderungen in ihren Stammdaten pflegen (Adresse, Krankenversicherung, Erinnerung)
• Individuelle Übungsvideos ansehen
• Hinweise zu Bewertungen bei Google, Jameda und Facebook angezeigt bekommen
• Aktuelle Neuigkeiten direkt lesen.

Plattform

ChiroCloud ist plattformunabhängig. Egal, ob Sie Windows oder macOS bevorzugen, Mobilgeräte mit Android oder iOS einsetzen: ChiroCloud funktioniert.

In einer Außenstelle setzen wir erfolgreich einen linux-basierten Raspberry Pi für unter 100 € ein.

Praxisgröße

Von der Einzelpraxis bis zur Multibehandler-Praxis mit mehreren Standorten: ChiroCloud ist Ihre Lösung. Aufgrund der Cloud-Lösung greifen alle von überall auf die gleichen Daten zu.

ChiroCloud kennt nach oben theoretisch keine Grenzen – aktuell setzen wir es erfolgreich in unserer Praxis mit neun Behandler:innen an vier Standorten ein.

Rechnungserstellung

Ihre Patient:innen beschweren sich über schlechtes Erstattungsverhalten der Krankenversicherung und Sie sind es leid, ständig Erklärungsbriefe zu schreiben, in denen Sie Ihre Rechnung verteidigen?

Sie nutzen bei allen Patient:innen den gleichen Satz aus dem GebüH – mit negativen Auswirkungen auf das Erstattungsverhalten oder Ihre Rechnungshöhe?

Mit ChiroCloud ist das vorbei. Unsere Erfahrungen aus vielen zehntausenden Rechnungen für Privat- und Beihilfeversicherte sind in die Algorithmen von ChiroCloud eingeflossen und werden bei neuen Erkenntnissen ständig angepasst. Zusätzlich sind in unserer umfangreichen Datenbank aktuell 4.079 Tarife von PKVs und Beihilfen hinterlegt. Aber das Beste: Sie müssen sich nicht damit auseinandersetzen, das erledigen wir für Sie.

Sie stellen einmalig in den Stammdaten der Patient:innen die Versicherung und den Versicherungstarif ein. Dann erstellen Sie bei jeder Behandlung einfach Ihre Dokumentation und ChiroCloud macht Ihnen einen Rechnungsvorschlag basierend auf all diesen Informationen. Einfach, schnell und in dem guten Gewissen, dass die Rechnung ein optimales Erstattungsverhalten des Krankenversicherers erwarten lässt.

Sie müssen nur noch entscheiden, ob Sie die Rechnung ausrucken, per E-Mail / E-Post versenden oder nur im Onlineportal bereitstellen möchten.

Sicherheit und Datenschutz

Wir legen großen Wert auf die Sicherheit und Verfügbarkeit der Patient:innendaten. Eine Erfüllung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist für uns selbstverständlich.
Um nur ein paar Beispiele zu nennen:

• ChiroCloud läuft auf einem deutschen Server bei einem deutschen Hoster
• Der Login ist standardmäßig über eine 2-Faktor-Authentifizierung abgesichert
• Rechnungen und Befundberichte, die per E-Mail versandt werden, sind automatisch passwortverschlüsselt.

Statistiken

ChiroCloud erlaubt Ihnen ausführliche Auswertungen Ihrer Praxis:

• Monats-/Jahresstatistiken zur Anzahl von Behandlungen und Umsatz – gesamt und pro Behandler:in
• Eine Urlaubsübersicht Ihrer Angestellten: Wie viele Tage sind schon genommen, wie viele noch verfügbar? Ebenso ein Jahreskalender mit grafischer Übersicht der genommenen Urlaube
• Krankenkassen und Tarife: Wie setzt sich meine Patient:innenbasis zusammen? Wieviele Privat-/gesetzlich/Behilfeversicherte sind im Praxisstamm – und wie oft kommt welche Gruppe zur Behandlung? Wie ist die Verteilung der einzelnen Erstattungsklassen gemäß GebüH (Max, Min, …) in meiner Patientenbasis?
• Alter / Geschlecht der Patient:innen
• Wie viele Termine wurden wie vereinbart? Online, telefonisch, durch Behandler:innen? Wie ist der Verlauf hier?

Tages- und Wochenkalender

Mit dem praktischen Tages- und Wochenkalender können Sie und Ihre Patient:innen schnell und effektiv freie Plätze im Terminkalender ausfindig machen. Auf diese Weise erhalten sie einen Überblick und erkennen, zu welchem Zeitpunkt ein Besuch in der Praxis möglich ist, um ihre Beschwerden zeitnah behandeln zu lassen.

Termine für Neupatient:innen

Definieren Sie einfach wie viele Neupatient:innen Sie pro Tag oder Woche zulassen wollen. Oder schließen Sie bestimmte Patient:innengruppen generell bei bestimmten Behandler:innen aus, wenn z.B. Fortbildungen ausstehen oder es Erstattungsschwierigkeiten mit einer bestimmten Versicherung gibt. ChiroCloud kümmert sich um den Rest.

Terminverfügbarkeit

Mithilfe unserer Online-Terminvereinbarung können Patient:innen Termine online buchen, die individuell auf sie und ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. So passen sie zukünftig Termine an ihre Rahmenbedingungen an. Zudem erkennen Patient:innen ohne langwierige Telefonate und Absprachen, wann Termine verfügbar sind. So können Patient:innen freie Lücken nutzen und sparen sich lange Wartezeiten auf freie Plätze.

Gleichzeitig reduziert sich das Telefonaufkommen teils dramatisch und sorgt so für eine echte Entlastung des Empfangspersonals.

Übungsvideos

Sie geben Ihren Patient:innen Übungen mit und die machen dann übermotiviert alle Übungen auf Ihrem YouTube-Kanal und überlasten sich? In ChiroCloud können Sie Videos individuell für jede:n Patient:in freigeben. So wissen sie automatisch, welche Übungen gerade gefragt sind – und können es nicht übertreiben.

Verwaltung Ihrer Daten

Die ChiroCloud verwaltet Ihre Daten zuverlässig und gesetzteskonform, sodass Ihre Patient:innen alle relevanten Informationen an einer Stelle finden können:

• Ausgefüllte Fragebögen
• Eingescannte Patientenunterlagen
• Termine in der Vergangenheit oder Zukunft
• Rechnungen inklusive Zahlungsstatus
• Von Ihnen erstellte Befundberichte.

Wartelistenfunktion

Beim Betreten der Praxis können Patient:innen vom Empfangspersonal eingecheckt werden, oder dies selbstständig über eine App (Android und iOS) bzw. über einen Check-In Terminal erledigen. So wissen die Behandelnden stets, ob die/der nächste Patient:in bereits im Wartezimmer sitzt.