Bei Banken die den direkten online Kontenabruf nicht unterstützen, gibt es die Möglichkeit den Kontoauszug, manuell zu importieren.

Vorbereitend muss im Online-Banking der eigenen Bank (bzw. Banking-Software wie z. B. Starmoney) eine Umsatzdatei im CSV Format erstellt und auf dem PC gespeichert werden. (Meist unter „Kontoauszug exportieren“ zu finden, csv ist immer auswählbar.)

[Buchhaltung] → Bankkonto auswählen → [Aktion] → Kontodatei importieren

Die zuvor gespeicherte CSV Datei auswählen und [jetzt einlesen].
Je nach Größe der Datei kann das etwas dauern.

Es öffnet sich eine Liste in der die Spalten den Namen zugeordnet werden. Die Spaltennamen, die gleich passen, ordnet die Cloud automatisch zu.
Folgende, in dem Bild rechts ausgewählte Felder sind für eine Zuordnung zwingend erforderlich.

Achtung: Häufig passt die automatische Zuordnung nicht, da jede Bank und jedes Bankprogramm hier andere Spaltennamen verwenden. Um sicher zu sein, dass alles richtig zugeordnet wird: Beim ersten Erstellen der CSV Datei kontollieren, in welcher Spalte steht der Name, Summe, Datum etc. Am besten einen Spickzettel machen, z. B.: Betrag Spalte 8, Datum Wertstellung Spalte 11, … (ja man muss die Spalten altmodisch einfach durchzählen).

Wenn alles zugeordnet ist [importieren]

Es erscheint eine Abfrage, ob alles ausgewählte importiert werden soll. Hier ist die Möglichkeit, nicht gewünschte Zahlungen abzuhaken (Werden nicht mit importiert)

[Markierte Buchung übernehmen]

Wenn hier Felder gefüllt werden, werden diese für den Briefkopf der Rechnung genutzt.

E-Mail:
leer: E-Mail aus den Stammdaten wird genommen
gefüllt: Rechnung wird an diese E-Mail geschickt
Wenn z. B.bei volljährigen Patient:innen nur die Rechnung an die Eltern/den Partner versandt werden soll, können die anderen Felder frei bleiben.

kasse.rechnungen.export=Empfänger:%empfaenger,RG Nr:rechnungsnummer,Rg Datum:datum,Summe:%euro:betrag,Bezahl Art:%bezahlart,Bezaht Datum:bezahltdatum

Unter [Buchhaltung] / Rechnungen / Rechnungen alle / Datums Bereich angeben -> [Drucken/ Export]

Bankdaten eintragen

Zweiter Kartenreiter. HBCI/Fin TS, auch ausfüllen

Infos Ansprache

Struktogram: Kann einzeln ein-/ausgeblendet werden über Administration / Optionen / Chiro-Cloud / Patient

Geburtstag: Wird angezeigt, wenn der Patient heute Geburtstag hat. Farbe anpassbar über Administration / Basiskonfiguration / Layout / Individuelles CSS -> #infogeburtstag { background-color:#f6adcd; font-weight:bold; }

Abweichende Anrede: Wird angezeigt, wenn die in den Stammdaten ausgewählte Anrede nicht dem Standard (Administration / Optionen / Chiro-Cloud / Patient / Ansprache) entspricht. Farbe anpassbar über Administration / Basiskonfiguration / Layout / Individuelles CSS -> #infoansprache { background-color:#66B2B2; color:white; }background-color:#f6adcd; font-weight:bold; }

Infos aus Stammdaten

Geburtstag und errechnetes Alter aus den Stammdaten

Beruf: Gleiches Feld wie in Stammdaten. Wenn das entsprechende Feld am Tablet oder online ausgefüllt wurde, steht der entsprechende Eintrag darunter

Infos Management

Letzte Behandlung: Wochentag, Datum, Uhrzeit der letzten Behandlung

Folgetermine: werden hier angezeigt. Wenn es keine Folgetermine gibt, kommt ein entsprechender Hinweis. Dieser kann farblich angepasst werden: Administration / Basiskonfiguration / Layout / Individuelles CSS -> #keine-folgetermin-in-doku

Versicherung: Anzeige der entsprechenden Stammdateneinträge, bzw. Hinweis wenn keine Versicherung ausgewählt wurde.

Referrer/Überweiser

Hier werden (analog zu Stammdaten) die Felder für die Erfassung „Wie ist der Patient auf uns aufmerksam geworden?“ angezeigt. Einstellungen gemäß https://chirocloud.de/wiki/fragebogen/#statistische-auswertung

Windows (10)

• Gesamter Bildschirm: Taste Druck (PrtScn / Print) kopiert das Bild in die Zwischenablage.
• Speichern (Vollbild): Windows-Taste + Druck speichert das Bild direkt im Ordner Bilder > Screenshots.
• Bereich auswählen (Snipping Tool): Windows-Taste + Shift + S öffnet das Auswahlmenü für rechteckige, freiform oder fensterbasierte Schnappschüsse.
• Aktives Fenster: Alt + Druck

Windows (11)

• Bereich auswählen (Snipping Tool): Taste Druck (PrtScn / Print) öffnet das Auswahlmenü für rechteckige, freiform oder fensterbasierte Schnappschüsse.

macOS

• Gesamter Bildschirm: Cmd (⌘) + Shift + 3.
• Bereich auswählen: Cmd (⌘) + Shift + 4.
• Screenshot-Menü (Profi): Cmd (⌘) + Shift + 5 öffnet Optionen zum Aufnehmen und Aufzeichnen. 

Android

• Standard: Gleichzeitig kurz Ein/Aus-Taste + Leiser-Taste drücken.
• Alternative: Bei älteren Modellen Ein/Aus-Taste + Home-Button. 

iOS (iPhone/iPad)

• Mit Face ID: Gleichzeitig Seitentaste + Lauter-Taste drücken.
• Mit Home Button: Gleichzeitig Seitentaste (oder obere Taste) + Home-Button drücken. 

Linux

• Die meisten Desktop-Umgebungen nutzen ebenfalls die Druck-Taste für Vollbild oder Alt+Druck für Fenster. 

Firmenfitness umfasst Gesundheits- sowie Sportangebote, die Unternehmen ihren Mitarbeitenden bieten, um eine optimale Work-Life-Balance zu fördern. (https://hansefit.de/ueber-uns/)

Betriebe können hierbei für ihre Angestellten Mitgliedschaften abschließen. Die Angestellten können dann Angebote bei über 13.000 Anbietern kostenlos oder vergünstigt nutzen.
ChiroCloud-Praxen können nun auch Anbieter bei Hansefit werden. Der Clou: für die Praxen ist dies kostenlos! Die Praxen erscheinen dann in der Hansefit App und auf der Website. Der Rabatt für die Patienten wird von Hansefit direkt an die Praxis gezahlt!

Die Prozesse dazu haben wir natürlich wie gewohnt automatisiert. Nach einmaliger Einrichtung und Eingabe der Hansefit ID bei jedem „Hansefit-Patienten“ erfolgt der Rest automatisch.

Bitte besprecht das hier beschriebene Vorgehen ggf. mit eurem Steuerberater.

Einrichtung: Hansefit

Anbieter werden

Wendet euch an Daniel Weber von Hansefit: daniel.weber@hansefit.de – 01703596928
Daniel ist unser Ansprechpartner und weiß, wie das Zusammenspiel Hansefit <> ChiroCloud funktioniert.
Außerdem bekommt ihr bei ihm garantiert 12 € je Kunden-Checkin. (mehr dazu weiter unten)

API-Key anfordern

Wenn ihr Anbieter geworden seid, benötigt ihr für die Kommunikation zwischen eurer ChiroCloud und dem Hansefit-Server einen sogenannten API-Key. Wenn ihr mehr als einen Praxisstandort habt, benötigt ihr einen API-Key je Standort.

Schreibt eine E-Mail an verbundpartner@hansefit.de

Hallo,
bitte übersenden Sie mir für die Anbindung meiner ChiroCloud an die Hansefit-API einen API-Key für die Lösung "Chiropraktoren (Lösung 1)".

Meine Partner ID: (meist 5 Zahlen)
Praxisanschrift: 

!!! Bei mehreren Praxisstandorten entsprechend alle Partner IDs und Anschriften angeben !!!

Vielen Dank,
...

Ihr bekommt dann einen verschlüsselten Link. Wenn ihr diesen anklickt, ist dort der API-Key hinterlegt, eine kryptische Buchstaben-Zahlen-Folge.

Einrichtung: ChiroCloud

Wenn in Administration / Optionen / Reiter „Chiro-Cloud Standorte“ noch keine Felder „Hansefit“ erscheinen, müssen diese eingerichtet werden.

Evtl.: Flexible Liste Standorte anpassen

In Adminstration / Flexible Listen -> in der Spalte „Listen-Typ (=Felder)“ auf „Standorte“ klicken.

Am Ende der Liste diese Felder einfügen.
Wichtig: Die Feldnamen (hf_api, hf_re_plus, hf_rabatt, hf_qr) und der Datentyp müssen exakt so eingestellt werden, wie hier angezeigt. Die Beschreibung kann angepasst werden.

Felder befüllen

Entweder in der Flexiblen Liste „Statuswerte“ oder in Optionen / Chiro-Cloud Standorte“

• Hansefit API: hier wird der API-Code, der von Hansefit übermittelt wurde (siehe oben), eingetragen
• Hansefit Re+: Der Betrag, um den bei Hansefit-Patienten der Rechnungsbetrag angehoben werden soll. Leer oder 0 = normaler Rechnungsbetrag, wie bei allen Patient:innen.
• Hansefit Rabatt: Der Betrag, der bei erfolgreichem Hansefit-Checkin von der Rechnung auf „bezahlt“ gesetzt werden soll.
• Hansefit QR: Hansefit schickt mit der Willkommensmail ein PDF das den QR-Code für den Checkin enthält. Einen Screenshot des QR-Codes erstellen. Die so erzeugt Datei ggf. umbenennen und in Administration / Basiskonfiguration / Dateien hochladen.
  Im Beispiel heißt die Datei „mein-hf-qr.png“ und ist direkt in „Startseite“ hochgeladen. Der Eintrag ist dann „mein-hf.qr-png“
  Wenn man die Datei in einen Unterordner „hansefit“ lädt, wäre der Eintrag: „hansefit/mein-hf-qr.png“

Verrechnungskonto einstellen

Dieses Verrechnungskonto wird für Eingänge von Hansefit und zum Gegenbuchen der Beträge aus „Hansefit Rabatt“ genutzt.
Buchhaltung -> Buchführung -> Kontenrahmen -> Zuordnung Standardkonten, z.b. 1401. Wenn hier nichts eingetragen wird, ist das Standardkonto 9999.
ggf. Konto anlegen: Buchhaltung – Buchführung – Kontenrahmen – [(+) Konto hinzufügen]

Automatische Zuordnung Kontoeingänge

Anleitung folgt

Praxisablauf

Stammdaten

Die Hansefit Mitglieds-ID muss einmalig in den Stammdaten des Patienten (rechts unten) eingetragen werden. Die ID findet sich an mehreren Stellen in der Hansefit-App, z.B. unter „Profil“. Patienten können die ID ebenfalls eigenständig im Onlineportal unter Stammdaten eingeben.
Wenn die ID erkannt wurde und die API-Anbindung korrekt eingerichtet ist (s.o.), erscheint unter dem Feld die „Aggregator ID“ von Hansefit. Diese kann angeklickt werden und zeigt ein Protokoll der Checkins bei Patiententerminen.
Wenn etwas nicht klappt, kommt eine entsprechende Fehlermeldung, z.B. „not found“ bei falscher ID, oder Hinweis auf API-Key Problem.
Wenn ein Fehler auftritt: ID löschen, Akte speichern, ID eintragen, Akte speichern.

Rechnungserstellung

Die Behandlung normal dokumentieren und einen Rechnungsvorschlag erzeugen. Die Rechnungssumme wird hier bei eingetragener Hansefit ID immer um den Betrag aus „Hansefit Re+“ erhöht, s.o.
Außerdem wird beim Rechnungsvorschlag der Checkin-Status angezeigt.

Rabattierung

ChiroCloud fragt zu mehreren Zeitpunkten beim Hansefit-Server ab, ob der Patient eingecheckt ist:

• Checkin (Warteliste, Terminal-App)
• [Behandlung beginnen]
• Rechnungsvorschlag
• Rechnungserstellung
• [Behandlung beenden]
• [Bezahlung] (im Reiter „Rechnungen“, bzw. Terminal-App)
• manuell über „neu prüfen“ an diversen Stellen

Wenn zu einem der Zeitpunkte der Checkin bei Hansefit positiv ist, wird der Betrag aus „Hansefit Rabatt“ (s.o.) auf „bezahlt“ gesetzt und gegen das oben eingestellte Buchhaltungskonto gebucht.
Eine Rabattierung nach vollständiger Bezahlung der Rechnungssumme ist nicht möglich.

Der Restbetrag der Rechnung kann dann wie gewohnt per bar, ec, Lastschrift, Gutschein, Paypal, … beglichen werden.

Im Bezahldialog wir ebenfalls der Checkin-Status angezeigt.

Hinweis: Hansefit zahlt den vereinbarten Rabattbetrag nur aus, wenn der Patient mindestens 20 Minuten eingecheckt war. Es gibt leider keine Möglichkeit, den Checkin-Zeitpunkt beim Hansefit-Server abzufragen. Auf Grund der Abfragezeitpunkte in ChiroCloud muss der Checkin zwangsläufig vor der protokollierten Zeit liegen. D.h. die in ChiroCloud angezeigt Dauer ist immer etwas zu niedrig.
Wir empfehlen regelmäßige Kontrollen im Hansefit-Dashboard auf „unqualifizierte Checkins“.
Patienten können dann über die Hansefit-ID identifiziert werden:
Patienten -> Expertensuche -> HanseFit ID

ChiroCloud App

Im Terminalbetrieb ist Hansefit nun ebenfalls integriert. Die hier beschriebenen Funktionen werden beim Eintragen einer Hansefit-API (s.o.) automatisch aktiviert.

Beim Checkin wird das Hansefit Logo angezeigt.

Patienten ohne hinterlegte Hansefit ID

[Tragen Sie Ihre Hansefit ID ein]

ID wird abgefragt. Beim Speichern wird beim Hansefit-Server gecheckt, ob es sich um eine valide ID handelt und entsprechend gespeichert oder eine Fehlermeldung „Bitte überprüfen Sie Ihre ID“ ausgegeben.

[Ich bin kein Hansefit Mitglied]

Trägt in den Stammdaten im Feld „Hansefit ID“ ein: „nein“. Als Ergebnis werden die Hansefit-Funktionen in der Terminal App nicht mehr angezeigt.
Sollte der Patient irgendwann doch Hansefit-Mitglied werden, kann die ID durch die Praxis oder durch den Patienten selbst einfach im Onlineportal eingetragen werden.

Patienten mit hinterlegter Hansefit ID

Wenn der Patient noch nicht bei Hansefit eingecheckt ist, erscheint ein Button [Jetzt bei Hansefit einchecken]. Dieser zeigt dann den in der Flexiblen Liste Standorte angelegten QR-Code an.

Wenn der Patient bereits bei Hansefit eingecheckt ist, wird dies entsprechend angezeigt.

Controlling

In Buchhaltung findet ihr den Menüpunkt „Hansefit“
Dort findet ihr für den gewählten Datumsbereich alle Rechnungen von Patient:innen mit gefüllter Hansefit ID. Im Protokoll ist ersichtlich, ob ein Checkin bei Hansefit erkannt wurde oder nicht. Entsprechend sollte Rabatt abgezogen worden sein oder nicht.

Name

Freitext. Wird im Dropdown angezeigt.

Leistung

Hier können per Dropdown die Einträge aus der Flexiblen Liste GOÄ ausgewählt werden

Faktor

Freitext. Wird auf der Rechnung angezeigt, hat aber keinen Einfluss auf die Rechnungssumme.

Preis

Freitext. Sollte das Ergebnis aus Preis x Faktor sein.
Wird in der Spalte „Gesamt“ angezeigt. Wird für die Berechnung der Gesamtrechnungssumme benutzt.

Summe

Gesamtsumme der Leistungskette. Aktuell ohne Effekt, die Gesamtsumme wird aus allen Preisen (s.o.) berechnet.

weitere Felder

Alle relevanten anhaken.
Aktuell noch keine Logik. Zukünftig sollen basierend auf den hier gesetzten Haken Rechnungsvorschläge gemacht werden:

• Alter (Kind <> Erwachsener)
• Ersttermin <> Folgetermin
• Versicherungsart (GKV, PKV, Beihilfe, …, Selbstzahler)
• 1. Behandlung des aktuellen Monats
  • evtl. volle Behandlungsfalllogik

Ergänzen von Einträgen

In der Spalte „Name (=Daten)“ auf GOÄ-Leistungsketten klicken.

Button [(+)Datensatz hinzufügen] klicken.

Felder entsprechend den o.a. Vorgaben füllen und [Speichern]

Listen-Typ

Ausgelegt für bis zu 5 GOÄ-Ziffern je Behandlungsrechnung.
Screenshot mit Auszug, darunter die kompletten Feldbeschreibungen.

Beschreibung	Feldname	Datentyp
Name	        name_kette	Textfeld
Leistung	leistung_1	Liste GOÄ
Faktor	        faktor_1	Textfeld
Preis	        preis_1 	Textfeld
Leistung	leistung_2	Liste GOÄ
Faktor  	faktor_2	Textfeld
Preis   	preis_2 	Textfeld
Leistung	leistung_3	Liste GOÄ
Faktor	        faktor_3	Textfeld
Preis   	preis_3 	Textfeld
Leistung	leistung_4	Liste GOÄ
Faktor  	faktor_4	Textfeld
Preis   	preis_4 	Textfeld
Leistung	leistung_5	Liste GOÄ
Faktor  	faktor_5	Textfeld
Preis   	preis_5 	Textfeld
Summe   	summe   	Textfeld
Neupatient	np      	checkbox
Kind    	kind    	checkbox
reduziert	reduziert	checkbox
1x/Monat	1x_monat	checkbox
GKV     	gkv     	checkbox
PKV     	pkv     	checkbox
Beihilfe	beihilfe	checkbox
PostB    	postb   	checkbox
Heilfürsorge	heilfuersorge	checkbox
Selbstzahler	selbstzahler	checkbox

Listen-Typ:

Leistung

Befüllen nach Format „Ziffer – Beschreibung“.
Wird als Text in die Rechnung übernommen, d.h. Abwandlungen des Texts oder Anpassen der Ziffern (z.B. 3306A) sind möglich

Gebühr

Gebühr aus der GOÄ eintragen (Faktor 1).
Wird in der Rechnungsspalte „Preis“ angezeigt.

Ergänzen von Einträgen

In der Spalte „Name (=Daten)“ auf GOÄ klicken.

Button [(+)Datensatz hinzufügen] klicken.

Felder entsprechend den o.a. Vorgaben füllen und [Speichern]